Tässä ohjeessa käydään läpi dokumenttisivun yleisnäkymä ja sen toiminnallisuudet.
Dokumentti sivun yleisnäkymä listaa organisaatioon täytetyt dokumentit, oletuksena uusimmasta vanhimpaan. Listauksen sisältöön vaikuttavat käyttäjän käyttöoikeudet. Kullekin käyttäjälle dokumentteja listautuu listaukseen niistä kohteista, joihin käyttäjällä on dokumentit- tai/ja pääkäyttäjäoikeus.
Dokumentteihin voidaan tutustua tarkemmin klikkaamalla haluttua dokumenttia, jolloin se aukeaa uuteen ikkunaan. Tässä dokumenttikohtaisessa näkymässä nähdään koko dokumentin sisältö ja pääkäyttäjänä voidaan muokata joitain dokumentin tietoja. Lisää dokumenttikohtaisesta näkymästä voit lukea omasta ohjeesta.
Dokumenttilistauksessa on näkyvillä dokumentin seuraavat tiedot:
- Dokumentin ID.
- Luoto pvm.
- Kohde, johon dokumentti on luotu.
- Pohja, jolla dokumentti on luotu.
- Tekijä, eli käyttäjä, joka on dokumentin luonut. Tämä kohta on tyhjä, mikäli lomake on täytetty linkin kautta.
- Kuvaus, joka tuo kenttään työkalun ensimmäisen tekstikomponentin sisällön.
Listauksen järjestykseen voidaan vaikuttaa klikkaamalla sarakkeiden otsikkoja. Klikkaamalla otsikkoa järjestyy listaus sen otsikon mukaan ensin pienimmästä suurimpaan tai a:stä ö:hön. Uudelleen klikkaus järjestää listauksen vastakkaisesti tai uuden sarakkeen mukaan.
Dokumenttilistauksen suodattimet
Dokumenttisivun yleisnäkymästä voidaan suodattaa ja hakea haluttuja dokumentteja. Alla on käyty läpi dokumenttisivun suodattimet ja Etsi-kentän toiminta.
Suodattimet
Dokumentin ID: Kentän avulla voidaan hakea dokumentteja listauksesta niiden ID:n avulla.
Luonti pvm: Kentän avulla voidaan hakea dokumentteja niiden luoti päivämäärän perusteella. Kenttään tulee asettaa alku- ja loppupäivämäärä ajanjaksolle, jolta dokumentteja halutaan tarkastella.
Valitse kohde: Kentän avulla voidaan suodattaa dokumentteja niiden luontikohteen perusteella. Kenttään voidaan valita samaan aikaan useampia kohteita.
Pohja: Kentän avulla voidaan suodattaa dokumentteja niiden tekemiseen käytetyn työkalun mukaan. Kenttään voidaan valita useampi pohja samaan aikaan.
Tekijä: Kentän avulla voidaan suodattaa dokumentteja ne luoneen käyttäjän mukaan. Kentän käyttö vaatii sen, että dokumentti on täytetty kirjautuneena käyttäjä, milloin tekijätieto on tallentunut dokumentille. Kenttään voidaan valita useampi käyttäjänimi samaan aikaan.
Etsi-kenttä: Kenttä on vapaateksti kenttä, joka etsii kirjoitettua tekstiä listauksen seuraavista sarakkeista:
- Dokumentin ID,
- Luoto pvm,
- Kohde,
- Pohja,
- Tekijä.
Suodattimien käyttö
Dokumenttisivun listauksen suodattimet toimivat alla olevien ohjeitten mukaisesti.
- Avaa suodattimet klikkaamalla vasemmasta yläkulmasta Suodattimet.
- Valitse suodattimiin haluamasi suodatukset. Yltä löydät kenttien toiminnot.
- Kun valinnat on tehty, klikkaa Suodata. Listaus suodattuu valintojen mukaan.
- Lopuksi voit tyhjää suodattimet klikkaamalla Tyhjennä suodattimet ja saat suodattimet piiloon klikkaamalla Suodattimet oikeasta yläkulmasta.