Tapahtumien hallinta ja osallistujien tietojen syöttäminen

Alla olevassa ohjeessa käydään läpi "Tapahtumat" sivun toimintoja.

 

Tapahtumat sivulla pystyt hallinnoimaan organisaatiossasi olevia tapahtumia.  (painamalla kuvaa aukeaa se isompana)

Voit suodattaa tapahtumia seuraavin ehdoin:

• • Koulutuspohjan nimi
  • Tapahtuman ID
  • Tapahtuman tila
  • Kaupunki
  • Osoite
  • Päivämäärä
  • Ajankohta: Menneet/tulevat/tänään
  • Yrityksen nimi (mikä koulutus on pidetty yritykselle)
    
    
    Voit myös hakea suoraan tapahtumia kaikilla yllä mainituilla tiedoilla kohdassa ”Etsi”.

  Voit lisätä uuden tapahtuman klikkaamalla oikealta ylhäältä ”Lisää tapahtuma”.

 

”Lisää tapahtuma” sivulla sinun tulee täyttää seuraavat tiedot:


Koulutuspohjan tiedot

Käytä koulutuspohjaa

Kieli

Kouluttaja(t) (Huom! jotta voit lisätä kouluttajan tapahtumaan, tulee hänet ensin kutsua organisaation kouluttajaksi :

https://help.kiwasupport.com/k%C3%A4ytt%C3%A4jien-hallinta-ja-k%C3%A4ytt%C3%B6oikeuksien-kuvaukset-sihteeri

Toissijainen järjestäjä: Mikäli organisaatiollasi on toissijaisia järjestäjiä, voit merkitä tapahtumalle yhden tai useammat toissijaisen järjestäjän, joille valittujen osallistujien suoritusten tiedot jaetaan

Kuvaus

Toteutustapa: Lähikoulutus / Webinaari

Ilmoittautumisen kerääminen:
Voit halutessasi kerätä ilmoittautumiset jakamalla ilmoittautujille linkin, jonka voit generoida määriteltyäsi suurimman sallitun ilmoittautuja määrän.
Huomioithan, että ilmoittautuminen linkin kautta onnistuu vain kun tapahtuma on hyväksytty-tilassa

Paikka, päivämäärä ja kellonaika

Laskutus ja hintatiedot (huom. ALV. oletuksena 0)

 Määritykset:

Tapahtumasta on saatavilla ammattipätevyysmerkintä

Turvallisuuskriittinen tapahtuma

Tätä luokitusta käytetään, kun kyseessä on turvallisuuskriittinen tapahtuma, jonka sijaintitietoja, yksityiskohtia tai muuta siihen liittyvää tietoa ei saa julkaista. Tietojen rajoittaminen voi tarkoittaa, että tapahtuman paikkaa ei näytetä julkisesti tai että alueelle ei ole pääsyä. Esimerkkejä tällaisista toimijoista tai tilanteista ovat poliisi, puolustusvoimat ja muut viranomaisiin liittyvät turvallisuustilanteet.

Kun asetus on käytössä, tapahtuma siirtyy suoraan hyväksytty-tilaan eikä paikkatietoja tarvitse täyttää. 

Avoin koulutus /
Organisaatio/Yrityskohtainen ->Yrityksen nimi ja Y-tunnus

Postitustiedot:

Mikäli koulutuksesta saa fyysisen kortin, määrittelee asetus sen lähetetäänkö kortit osallistujalle
Osallistujille 

• Kortit toimitetaan suoraan osallistujien kotiosoitteeseen. (Huom!  Ei postitusta ulkomaille)

Asiakkaalle yhteen osoitteeseen

• Kortit toimitetaan yritykselle, joka on tilannut koulutuksesi.
  
  

 

Tallentaminen

Tallenna alustavana

Tallentaa tapahtuman ilman julkaisemista tai lähettämistä. Täytetyt tiedot säilyvät, ja tapahtumaa voi myöhemmin tarkistaa, muokata ja julkaista.

Tallenna ja julkaise

Konseptin asetuksista riippuen tapahtuma joko julkaistaan suoraan tai lähetetään konseptin pääkäyttäjän hyväksyttäväksi.

Tapahtuman tilat

Alustava – Tapahtuma on tallennettu luonnoksena eikä sitä ole lähetetty hyväksyttäväksi tai julkaistu.

Lähetetty – Tapahtuma on lähetetty hyväksyttäväksi.

Hyväksytty – Tapahtuma on hyväksytty ja julkaistu.

Hylätty – Tapahtuma on käsitelty, mutta sitä ei ole hyväksytty.

Lukittu – Tapahtumaa ei voi enää muokata.

Peruttu – Tapahtuma on peruttu eikä ole enää voimassa.

Poistettu – Konseptin pääkäyttäjä voi poistaa tapahtumia ja nähdä tapahtumat näkymässä poistamansa tapahtumat.

Hyväksyttyyn tapahtumaan tehdyt muutokset voivat palauttaa tapahtuman Lähetetty-tilaan. Mikäli Tallenna ja julkaise -toiminto ei ole käytettävissä, muutokset voidaan tallentaa vain siten, että tapahtuma siirtyy Alustava-tilaan.

Osallistujien syöttäminen:

Voit lisätä koulutettavien tiedot seuraavasti tapahtuman päätyttyä.

Osallistujien tiedot syötetään ja lähetetään kurssin päättymisen jälkeen. Osallistujia pääsee syöttämään valitsemalta valikosta vasemmalta “Osallistujat”

Täytä seuraavat tiedot:

• Osallistujien syöttäminen
  Täytä osallistujan henkilötiedot. Osoitetiedot ovat pakollisia, mikäli osallistujalle toimitetaan fyysinen kortti.
• Toissijainen järjestäjä valitaan, jos osallistujan suoritukseen liittyy toinen järjestäjä.
• Suoritus hyväksytty -kentässä määritetään, onko suoritus hyväksytty vai hylätty.
• Yritys täytetään, mikäli suoritus liittyy tiettyyn yritykseen.
• Lopuksi lisää osallistuja valitsemalla Lisää osallistuja.
• Anonyymit osallistujat
  Mikäli osallistujille ei toimiteta todistuksia tai kortteja, voidaan lisätä anonyymejä osallistujia määrittämällä oikealta anonyymien osallistujien määrä ja valitsemalla Lisää anonyymit osallistujat.
  
  Lisävalinnat (Punainen Risti Ensiapu -konsepti)
  Punainen Risti Ensiapu -konseptin organisaatioilla on käytettävissä lisävalinnat:

• Erityishintainen – Käytetään yleishyödyllisessä ja voittoa tuottamattomassa koulutuksessa.
  
  
• Fyysinen kortti – Määrittää, toimitetaanko osallistujalle fyysinen kortti.

Lisävalinnat (Punainen Risti Ensiapu -konsepti)
Punainen Risti Ensiapu -konseptin organisaatioilla on käytettävissä lisävalinnat:

• Erityishintainen – Käytetään yleishyödyllisessä ja voittoa tuottamattomassa koulutuksessa.
  
  
• Fyysinen kortti – Määrittää, toimitetaanko osallistujalle fyysinen kortti.
  
  Täytettyäsi tiedot paina lisää osallistuja + ja näet että osallistuja on lisätty alla olevaan listaan.