Tässä ohjeessa käydään läpi mistä Impactista löytyvät keskeneräiset ja päivitettävät työkalut, sekä niiden hyödyntäminen. Lisäksi ohjeessa on käyty läpi päivitettävän tarkastuslistan arkistointi.
Työkalut sivulla työkalun täyttämisen aloituksen lisäksi on näkyvissä listauksia: Keskeneräiset, Päivitettävät ja Arkisto. Sivulle siirryttäessä oletuksena jokaiselle käyttäjälle näkyy listaus omista keskeneräisestä työkaluista, seuraavilla listauksen välilehdillä näkyvät aktiiviset sekä arkistoidut päivitettävät tarkastuslistat.
Listausta voidaan järjestää klikkaamalla sarakkeitten otsikoita. Listauksen työkaluja voidaan myös suodattaa sivun suodattimien avulla. Suodattimina voidaan käyttää alla olevan kuvauksen mukaan.
- Pohja: Kenttään voidaan valita pohja/pohjat, joiden keskeneräisiä tai päivitettäviä työkaluja halutaan hakea.
- Kohde: Kenttään voidaan valita organisaatiopuun kohde/kohteita, joista keskeneräisiä tai päivitettäviä työkaluja halutaan hakea.
- Lisäksi suodatuksessa ja etsimisisessä voidaan käyttää apuna Etsi-kenttää.
Suodattimet voidaan tyhjentää klikkaamalla Tyhjennä suodattimet -painiketta.
Keskeneräiset työkalut
Kun työkalun täyttäminen on aloittanut kirjautuneena käyttäjänä, voidaan se tallentaa keskeneräisenä ja täyttämistä voidaan jatkaa tauon jälkeen. Työkalun täyttö voidaan keskeyttää klikkaamalla täyttönäkymässä oikeasta yläkulmasta Jatka myöhemmin.
Keskeneräinen työkalu tallentuu työkalut sivulle keskeneräiset listaukseen. Jokaisella käyttäjällä listauksessa näkyvät heidän omat keskeneräiset työkalunsa. Listan ylimpänä näkyy työkalu, johon on tehty viimeisimmin muokkauksia. Klikkaamalla työkalua, se aukeaa takaisin täyttövaiheeseen Täytettävään työkaluun on tallentunut kaikki jo aiemmalla/aiemmilla kerroilla täytetyt tiedot. Työkalun voi tallentaa rajattoman määrän keskeneräiseksi ennen lopullista valmiiksi kuittaamista.
Päivitettävät työkalut
Kun aloitat uuden päivitettävän tarkastuslista ja tallennat sen valmiina, tallentuu se työkalut sivun Päivitettävät listaukseen. Klikkaamalla otsikkoa Päivitettävät, tulee esiin listaus niistä työkaluista, joita voidaan ensimmäisen täytön jälkeen päivittää. Tässä listauksessa kaikilla organisaation käyttäjillä näkyvät ne päivitettävät tarkastuslistat, jotka on täytetty kohteisiin, joihin heillä on työkalut oikeus.
Työkalun päivittäminen tapahtuu seuraavasti.
- Valitse listauksesta työkalu, jota haluat päivittää, ja klikkaa kyseinen työkalu auki.
- Työkalu aukeaa täyttönäkymään sisältäen ensimmäisen version vastaukset.
- Muokkaa vastauksia ja klikkaa lopuksi valmis.
- Nyt työkalusta on muodostunut uusi versio ja pääset tarkastelemaan sitä dokumentit sivulta. Tai päivittämään sitä uudelleen samaan tapaan.
Arkisto
Kun päivitettävää tarkastuslistaa ei haluta enää päivittää, voidaan se arkistoida työkalut sivun arkisto otsikon alla olevaan listaukseen. Tässä listauksessa kaikilla organisaation käyttäjillä näkyvät ne päivitettävät tarkastuslistat, jotka on täytetty kohteisiin, joihin heillä on työkalut oikeus. Arkistointi helpottaa päivitettävien tarkastuslistojen hallintaa.
Päivitettävää tarkastuslistaa ei voida arkistoida, mikäli siihen liittyy vielä avoimia tehtäviä. Arkistointi tehdään seuraavasti.
- Klikkaa Päivitettävät listauksesta haluamasi työkalu ja klikkaa se auki
- Klikkaa tämän jälkeen vasemmassa ylänurkassa Arkistoi painiketta ja vahvista valinta.
- Vahvistamisen jälkeen tarkastuslista siirtyy Päivitettävät listalta Arkisto
Arkistoinnin jälkeen päivitettävästä tarkastuslistasta syntyneitä dokumentteja voidaan tarkastella edelleen normaaliin tapaan dokumentit sivulta. Lisäksi päivitettävän tarkastuslistan voi palauttaa arkistosta takaisin käyttöön Palauta arkistosta -painikkeen avulla.