Tehtävien käsittely

Tässä ohjeessa on käyty läpi tehtävien ja alitehtävien käsittely sekä niiden tietojen muokkaaminen ja vastuuttaminen.

Tehtävät-sivulta löydät kaikki tehtävät ja pääset käsittelemään tehtäviä avaamalla haluamasi tehtävän klikkaamalla kyseistä tehtävää. Lisäksi tehtäviä pääsee käsittelemään dokumentit-sivulta avaamalla haluamasi dokumentti ja klikkaamalla Näytä tehtävät Tehtävä-sivulla. Painike vie tehtävät-sivun tehtävä listaukseen, josta pääsee taas avaamaan haluamansa tehtävän (lomakkeella näkyvissä vain yksi tehtävä, kun tarkastuslistalla syntyneitä tehtäviä voi olla useampi) käsittelyä varten.

Tehtävän käsittelynäkymä on jaettu kahteen osioon: Havaintoon ja käsittelypuoleen. Alla olevassa kuvassa on tehtävän käsittelynäkymä, joka aukeaa ensimmäisenä tehtävää avatessa.

Havaintopuoli

Havaintopuolella näkyy tehtävään liittyvä dokumentti. Lomakkeella tässä näkyy koko lomake, mutta tarkastuslistan tehtävän kohdalla havaintopuolelle tulee vain kyseistä tehtävää koskevat kentät +-napin takaa. Havaintopuolella on muutamia toiminnallisuuksia, jotka on käyty läpi alla.

Siirtyminen takaisin tehtävän dokumenttiin

Dokumentin ID perässä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan koko dokumenttia, joka liittyy kyseiseen tehtävään. Tämä on hyvä ominaisuus etenkin tarkastuslistan kohdalla, koska tehtävän havainnossa ei tässä tapauksessa näy koko dokumenttia

Näkyvyyden muokkaaminen

Havaintopuolen oikeassa yläkulmassa tilin omistajilla on mahdollisuus rajoittaa dokumentin näkyvyyttä. Impactista ei pysty poistamaan itse täytettyjä dokumentteja, mutta niiden näkyvyyttä voidaan rajoittaa tämän toiminnon kautta. Kun dokumentin näkyvyyden vaihtaa julkisesta yksityiseksi, sen näkevät vain tilin omistajat. Myös dokumenttiin liittyvät tehtävät ovat tällöin vain tilin omistajien nähtävillä.

Yksityiset kentät

Täytetyssä dokumentissa voiolla joitakin kenttiä, jotka ovat yksityisiä. Tällaisia ovat yleensä esimerkiksi tapaturmailmoituksen vahingoittunut henkilö. Kun täytetyssä dokumentissa on kyseinen kenttä, ei sen sisältö näy suoraan tehtävää käsittelevälle henkilölle.

Tilin omistajilla ja pääkäyttäjillä on mahdollisuus tarkastella piilotettujen kenttien sisältöä. Käsittelynäkymän oikeassa yläkulmassa on Näytä yksityiset kentät -painike, jota painamalla kenttien tiedot saa näkyviin.

Klikkaamalla kyseistä painiketta avautuu näytölle vielä varmistus, haluatko varmasti tarkastella yksityisten kenttien sisältöä. Tarkastelusta jää loki tieto tehtävällä joka kerta, kun kenttien tietoja tarkastellaan.

Havainnon muokkaaminen (lomake)

Lomakkeiden kohdalla tässä kohtaa pääkäyttäjillä ja tilin omistajilla on mahdollisuus muokata lomakkeen vastauksia, jos sille on tarvetta. Seuraavia tietoja tässä kohdassa ei voi muokata:

• dokumentin ID,
• havainnon ID,
• pohja,
• kohde,
• kustannuspaikka (jos on käytössä),
• päivämäärä,
• ja raportoija.

Tehtävän käsittelypuoli

Tehtävän käsittelypuoli jakautuu kahteen osaan. Päällimmäisenä on tehtävän tila, jossa on tehtävään liittyvät perustiedot:

• vastuuhenkilö,
• tehtävän takaraja,
• tehtävän kuvaus
• ja painike, jossa näkyy tehtävän tila.
  
  

Seuraavien ohjeiden avulla voit käsitellä yksinkertaisen tehtävän.

1. Avaa tehtävä tehtävät-sivun listauksesta.
2. Voit muokata vastuu henkilöä tai takarajaa tarvittaessa tässä vaiheessa.
3. Voit lisätä tehtävälle kuvauksen.
4. Täytä tehtävän käsittelyvaiheen kentistä vähintään kaikki pakolliset ja paina tallenna.
5. Merkitse tehtävä valmiiksi klikkaamalla kohtaa Tekemättä ja avautuvasta valikosta painamalla Merkitse valmiiksi.
   1. Havaintoa ei voi merkitä valmiiksi, mikäli kaikkia pakollisia käsittelykohdan komponentteja ei ole täytetty tai alitehtäviä suljettu.
6. Lähetä lopuksi halutessasi palautetta raportoijalle, mikäli se on mahdollistettu/raportoija on jättänyt sähköpostiosoitteensa.

 

Välillä tehtävien tekeminen vaatii hieman enemmän välivaiheita ja niiden tekeminen voi vaatia useamman kirjauksen. Tällöin voit tallennuksen jälkeen sulkea tehtävän ja avata sen uudelleen jatkaaksesi tehtävän käsittelykenttien täyttämistä.

Käsittelyvaiheessa on myös eri ominaisuuksia, joiden avulla voidaan käsitellä suurempiakin kokonaisuuksia. Alla on käyty läpi käsittelypuolen eri toiminnot ja välilehdet.

Käsittele-vaihe

Tässä kohdassa on näkyvissä kaikki samat kentät, jotka on lisätty työkalulle käsittelyvaiheen laatikkoon. Kohdan kenttiä voi muokata työkalukohtaisesti työkalueditorin kautta. Tämän vaiheen kenttiä voi täyttää ja tehtävän käsittelyn voi tallentaa tallenna-napin kautta.

Alitehtävät

Tehtävälle on mahdollisuus luoda alitehtäviä. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, mikäli havainnosta on syntynyt suurempi tehtävä, joka vaatii useamman henkilön toimia. Alitehtävillä voidaan jakaa tehtäviä eri käyttäjille ja asettaa niille takarajat.

Alitehtävän lisääminen tapahtuu Alitehtävät-välilehden oikeasta alakulmasta Lisää alitehtävä + -napin kautta. Mikäli lisäät ylimääräisen alitehtävän, saa sen poistettua alitehtävän perässä olevasta roskakorin kuvakkeesta. Kun alitehtävä on lisätty, täytyy sille määrittää vastuuhenkilö sekä takaraja, tällöin se nousee kyseisen henkilön tehtävälistaukselle. Samalla alitehtävälle voidaan lisätä kuvaukseen tarkemmat tiedot tehtävästä vastuutetulle käyttäjälle.

Alitehtävän kuittaaminen menee samaan tapaan kuin päätehtävän. Merkitse tehtävä valmiiksi klikkaamalla kohtaa Tekemättä ja avautuvasta valikosta painamalla Merkitse valmiiksi.

Liitteet

Tälle välilehdelle voi tallentaa tehtävään tai sen käsittelyyn liittyviä tiedostoja.

1. Tehtävän ollessa auki paina välilehteä Liitteet.
2. Paina tämän jälkeen Lisää tiedostoja klikkaamalla tai pudottamalla tähän... -kohtaa. Tai raahaa haluamasi tiedosto tähän kenttään.
3. Etsi haluamasi tiedosto ja valikoi se.
4. Paina avaa/open. Voit myös tuplaklikata haluttua liitettä, milloin se valikoituu suoraan.
5. Kun haluamasi liite on latautunut, paina tallenna.

Voit myös poistaa tiedoston ennen lähetystä, mikäli väärä tiedosto tuli ladattua. Paina tällöin liitteen vieressä olevaa roskakoria.

Käsittelyloki

Viimeiseltä välilehdeltä käsittelypuolella löytyy käsittelyloki. Käsittelylokiin tallentuvat kaikki toimenpiteet, joita tehtävän käsittelyssä tehdään, kuten tilan muutokset, vastuuhenkilön vaihdokset ja yksityisten kenttien tarkastelu.

Lisäksi käsitettylokin kautta voi käydä keskustelua eri käyttäjien kanssa. Käsittelylokin alareunassa on oletuksena mahdollisuus lähettää suoraan työkalun täyttäjälle eli raportoijalle viesti tai jollekin muulle organisaation käyttäjälle. Voit myös tekstikentän kautta tehdä muistiinpanoja käsittelylokiin. Se tapahtuu kirjaamalla haluamasi teksti tekstikenttään ja painamalla Lisää kommentti, samaan tapaan tapahtuu myös viestin lähettäminen toiselle käyttäjälle.

Jos käsittelylokissa on paljon viestejä ja lokitietoja lomittain, pystyy lokista sulkemaan pois näkyvistä lokitiedot. Pelkät kommentit saa näkyviin klikkaamalla Näytä vain kommentit -asetuksen päälle lokin vasemmasta ylälaidasta.